Information Management

ERP-systeem (Enterprise resource planning) uitgelegd

Met een ERP-systeem (enterprise resource planning) kan een bedrijf alle operationele componenten van de organisatie beheren vanaf één locatie.

Met enterprise resource planning (ERP) kan een bedrijf alle operationele componenten van de organisatie beheren vanaf één locatie. ERP beschikt over zogenoemde ‘modules’die samenwerken om bedrijfsprocessen te automatiseren. Een ERP-systeem wordt meestal speciaal opgebouwd voor een organisatie en combineert verschillende elementen zoals accounting, CRM, personeelsbeheer, etc. Door veel van deze dagelijkse kantoortaken te automatiseren, worden bedrijven efficiënter en krijgen medewerkers de handen vrij om zich te concentreren op innovatie en groei.

ERP combinert niet alleen essentiële bedrijfsfuncties in een geautomatiseerd platform, het helpt bedrijven ook meer tijd en energie te steken in hun kernactiviteiten zoals productie, productplanning, marketing en ontwikkeling. Er zijn talloze ERP-platformen beschikbaar, waarvan sommige specifiek zijn ontwikkeld voor bepaalde verticale marktsegmenten en anderen meer generiek zijn en geschikt voor elk bedrijfstype.

Voordelen van ERP
ERP verandert de manier van werken doordat alles beheerd wordt vanuit één centrale console. Daardoor hoeft men niet meer op en neer te springen tussen verschillende toepassingen om alles te beheren. Het ERP-systeem maakt ook samenwerking mogelijk tussen afdelingen, waarbij medewerkers toegang krijgen tot de onderdelen die zij nodig hebben voor hun werk. Zo werkt het hele bedrijf toe naar dezelfde doelen met minimale tussenkomst van de IT-afdeling.

Het gecentraliseerde dashboard van een ERP-systeem geeft alle belanghebbenden, zoals eigenaren, managers en aandeelhouders, een beter overzicht van de hele onderneming. Daarnaast biedt het hen inzicht om betere beslissingen te nemen op basis van de gegevens over prestaties, inzet van bedrijfmiddelen, personeel, etc.

ERP-modules
Een ERP-systeem is een krachtig hulpmiddel voor bedrijven omdat zij de modules naar eigen wens kunnen inzetten om hun onderneming te beheren. Zij hoeven hierdoor niet allerlei grote softwarepakketten aan te schaffen die vaak over functies beschikken die ze misschien nooit gebruiken. Bedrijven kunnen zodoende de kosten verlagen door alleen de functies te gebruiken die ze nodig hebben om de zaak draaiende te houden. Als er bijvoorbeeld bedrijfsonderdelen uitbesteed worden aan derden, zoals financiën of HR, dan hoeft men deze modules niet toe te voegen.

ERP-platformen zijn hierdoor enorm flexibel en modules kunnen eenvoudig verwisseld of vervangen worden als de bedrijfsactiviteiten dat verlangen. Als de HR bijvoorbeeld weer door het bedrijf zelf wordt uitgevoerd, vinkt men gewoon de HR-module aan zodat de HR-afdeling met hetzelfde systeem kan werken. De functionaliteit van het ERP-systeem kan dus worden uitgebreid terwijl het zeker blijft dat iedereen in de onderneming inzicht heeft in de activiteiten (althans diegenen die daar toestemming voor hebben).

Soorten ERP-systemen
Er is een brede reeks ERP-systemen beschikbaar. Het ene ERP-systeem is meer geschikt voor een bepaalde sector, het andere is generiek en richt zich op bedrijfsactiviteiten in plaats van markten.

Verticale ERP
Sommige ERP-toepassingen zijn ontworpen voor een specifiek marktsegment. Een bouwkundig bedrijf heeft bijvoorbeeld specifieke processen en/of middelen. Dan is het aantoonbaar beter om te kiezen voor een ERP-systeem dat de behoeften van die sector bedient, dan voor een generieke oplossing.

Bedrijfsomvang
Grote ondernemingen werken vanzelfsprekend heel anders dan een mkb-bedrijf. Ze hebben bijvoorbeeld veel meer werknemers en hun rollen zijn veel beperkter dan bij een klein bedrijf, wiens werknemers veel meer taken tegelijkertijd uitvoeren. Daarom is het belangrijk om een ERP-systeem te zoeken dat uitgerust is voor het aantal werknemers en hun rollen.

Op locatie of in de cloud?
ERP-toepassingen kunnen zowel op locatie als in de cloud draaien. Elk bedrijf moet voor zichzelf bepalen wat voor hen het beste is. De cloudoplossingen zijn meestal schaalbaarder dan locatiegebaseerde oplossingen omdat het veel eenvoudiger is om de opslagcapaciteit op te voeren of terug te draaien. Er kunnen echter eisen of richtlijnen zijn, zoals het beleid of regelgeving rondom beveiliging, die bepalen dat er een locatiegebaseerde oplossing is. In zwaar gereguleerde marktsegmenten is het bovendien belangrijk om een ERP-systeem te kiezen dat er specifiek op ingericht is om regelgeving na te leven en dat voorziet in de rapportages die nodig zijn om dit aan te tonen.

Cloudgebaseerde oplossingen maken het mogelijk om ervoor te betalen op basis van verbruik, maandelijks of per abonnement. Hierdoor zijn er geen kosten vooraf die men wel heeft bij de aankoop van een pakket. Over de medium of lange termijn kunnen de kosten echter die van een locatiegebaseerd ERP-systeem benaderen.

ERP-toepassingen bieden aanzienlijke voordelen voor een bedrijf, verhogen de productiviteit en innovatie, maar ze kunnen ook een flinke investering zijn. Hoewel een standaard ERP-systeem meestal ‘uit de doos’ gebruikt kan worden door kleine bedrijven, moet men niet te vergeten dat deze goedkopere keuzes niet de meest voordelige hoeven te zijn. De investering in een systeem dat niet geschikt is voor een bedrijf gaat niet alleen ten koste van kapitaal, maar ook van processen en efficiëntie. Daarom is het essentieel om goed te onderzoeken welk ERP-systeem het beste past voor de organisatie.

Bron: ITPro

Naar boven