contec

FileCap maakt uitwisseling van alle bestanden veilig en beheersbaar

FileCap is een product voor het uitwisselen van grote bestanden buiten de cloud om. Het is daarmee een alternatief voor WeTransfer en YouSendIt, maar verwijdert alle beperkingen van deze diensten. Een groot aantal functies maken FileCap gebruiksvriendelijk, zetten de deur open voor nieuwe diensten en waarborgen controle en inzicht. In de grootzakelijke markt is FileCap al een begrip en dankzij een nieuw MSP-model is de oplossing nu ook beschikbaar voor het MKB.

Contec is een IT-distributeur van IT-securityoplossingen. Het bedrijf neemt zijn rol als ondersteuner van verkooppartners en hun eindklanten uitermate serieus, zegt Tim de Gier, IT-security consultant bij Contec: “Toen een klant van een van onze partners een alternatief zocht voor het veilig en eenvoudig uitwisselen van grote bestanden, konden wij geen goed on-premises alternatief vinden voor de bekende clouddiensten. Daarom gingen onze softwareontwikkelaars aan de slag. Daar is FileCap uit voort gekomen.” Het gaat hier weliswaar niet om een beveiligingsoplossing, maar beantwoordt wel een probleem dat vaak vanuit compliance veroorzaakt wordt. “Veel firewalls houden het verkeer van online diensten zoals WeTransfer en YouSendIt tegen,” aldus De Gier. “Bovendien onttrekken deze diensten de uitwisseling van documenten aan het oog van de organisatie.”
De ontwikkeling van FileCap bleek een gouden greep en al snel wilden ook andere verkooppartners van Contec de oplossing ook aanbieden bij hun klanten. “Zo is de hulp die we gaven aan één partner uitgegroeid tot een volwassen product voor alle bedrijven en een mooie nieuwe dienst voor IT-dienstverleners,” zegt Thomas Calf, account manager van Contec. “Dat past helemaal in de filosofie van Contec dat we partners en hun klanten willen helpen op alle fronten en dat we producten op maat kunnen maken die aansluiten bij hun wensen.”

FileCap server

De Gier vertelt hoe FileCap precies werkt: “De installatie van de FileCap-server vindt plaats in een veilige zone (DMZ) van een organisatie of datacenter. Deze is toegankelijk via een webportaal. Gebruikers kunnen zodoende altijd en overal waar internet beschikbaar is bestanden up- en downloaden. De organisatie kan precies zien welke bestanden verstuurd en opgehaald zijn.”

“We bieden ook plug-ins voor gangbare e-mailprogramma’s zoals Microsoft Outlook en ondersteuning voor Office 365,” voegt Calf daaraan toe. “Dat is voor veel gebruikers misschien wel het grootste voordeel. Deze programma’s beperken vaak de maximale grootte van bijgevoegde bestanden tot 5 of 10 MB. Veel bestanden zijn echter groter, zoals foto’s, video’s en presentaties. Zodra Outlook detecteert dat het bestand groter is dan de toegestane limit, zet het dit automatisch op de FileCap-server in de DMZ en plaatst een link naar dit bestand in het e-mailbericht. De ontvanger klikt daarop en haalt de bestanden op.”

Beveiliging

Organisaties stellen het gemak van FileCap op prijs, maar kiezen steeds vaker voor de oplossing vanwege de beveiligingsopties, vertelt Calf. “Alle bestanden, of ze nu groot of klein zijn, kunnen gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten. Het waarborgen van de gegevensbescherming stond daarom bij de ontwikkeling van de oplossing centraal. De oplossing beveiligt de bestandsuitwisseling op drie manieren. Ten eerste door middel van encryptie. Alle bestanden zijn in transit en op de FileCap-server volledig versleuteld met krachtige encryptie. Ten tweede door het downloaden van bestanden pas toe te staan nadat een wachtwoord is ingevoerd. Beheerders kunnen dat afdwingen en dat gebeurt vaak, want de weg naar het bestand begint tenslotte met een link in een e-mail. Het is niet zeker dat deze e-mail bij de juiste persoon terecht komt of dat anderen niet onverhoopt meekijken. Mocht het bestand overigens naar een verkeerde ontvanger zijn verzonden, dan biedt FileCap de mogelijkheid om het bestand direct te blokkeren. In een volgende versie gaan we ook two-factor authentication toevoegen zodat er naast een wachtwoord ook een sms-token nodig is om een bestand te downloaden. Ten derde is het onmogelijk voor beheerders om de inhoud van de bestanden te zien. Dat is vanuit het oogpunt van privacy, beleidsregels en wet- en regelgeving belangrijk.”

Installatie en configuratie

Bedrijven kunnen de FileCap-server eenvoudig zelf installeren of daarbij de hulp inroepen van hun IT-dienstverlener. “De installatie en configuratie is intuïtief en gebruiksvriendelijk en neemt over het algemeen een half uur in beslag,” aldus Calf. “Dat hangt af van de aanpassingen die men wil maken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een eigen huisstijl, logo of achtergronden toe te voegen. Veel bedrijven richten FileCap bijvoorbeeld in als ‘ontvangstportaal’, waar hun klanten bestanden kunnen uploaden. In de accountancy en de advocatuur, maar ook bij gemeentes, voegt men zo een nieuwe dienst toe voor klanten en burgers. In tegenstelling tot andere diensten werkt deze oplossing namelijk twee kanten op. Enerzijds kun je dus bestanden versturen, maar anderzijds kun je ook een uitnodiging sturen naar iemand om een bestand met jou te delen. Diegene krijgt een link naar de FileCap-server en kan vervolgens bestanden uploaden. Er is onder meer een API beschikbaar om FileCap te koppelen aan andere bedrijfssoftware. De bestanden die klanten uploaden kunnen hierdoor geautomatiseerd verwerkt worden in nagenoeg elke bedrijfsapplicatie.”

FileCap voor MKB

FileCap onderhoudt zelf het besturingssysteem. “Wij sturen gemiddeld een keer per kwartaal een update,” zegt De Gier. “Momenteel werken we aan een nieuwe versie, die de oplossing geschikt maakt voor Managed Service Providers (MSPs). Dit zijn IT-dienstverleners die de hele IT-omgeving van klanten aanbieden en beheren als een dienst vanuit hun eigen datacenters. Met de nieuwe versie kunnen MSPs verschillende FileCap-servers inrichten op één virtuele multi-tenant server.” Daardoor kunnen MSPs FileCap ook als dienst aanbieden bij hun klanten. “MSPs kunnen licenties aan hun klanten toewijzen vanuit een overkoepelend orgaan,” aldus Calf. “Ze wijzen eenvoudigweg een domeinnaam toe en stellen het aantal gebruikers in. Op de achtergrond maakt FileCap een klantenportaal aan in een geïsoleerde omgeving met een eigen database waar de bestanden komen te staan.”

Via de MSP-dienst betreedt FileCap nu ook de markt voor kleine en middelgrote bedrijven. De huidige klanten die het bedrijf tot nog toe via de verkooppartners bereikte, zijn vooral bedrijven met 250 tot 5.000 gebruikers. “Deze hebben over het algemeen een goed ingerichte, eigen IT-omgeving, waar deze oplossing eenvoudig in geïnstalleerd wordt,” aldus De Gier. “Kleinere bedrijven kiezen vaker voor cloudomgevingen die gehost worden door IT-dienstverleners. Dankzij ons nieuwe MSP-programma kunnen zij nu ook veilig, inzichtelijk en eenvoudig gebruik maken van FileCap.”

Perpetual license

Een ander punt waarop FileCap de concurrenten verslaat is de prijs. “Veel leveranciers promoten hun producten vaak met een aantrekkelijke basisfunctie, maar rekenen vervolgens extra kosten voor plug-ins, diensten, support, updates, etc.,” zegt Calf. “Ons licentiemodel varieert op basis van het aantal medewerkers, maar daar zit wel alles in. We hanteren bovendien een perpetual license: de licentie wordt slechts eenmalig aangeschaft. Vervolgens nemen klanten alleen een onderhoudscontract af, voor 1, 3 of 5 jaar.”
De relatie tussen Contec en de wederverkopers betekent ook dat de communicatielijnen voor technische ondersteuning voor FileCap heel kort zijn. “Partners en klanten hebben direct contact met de fabrikant,” aldus De Gier. “Ze hoeven geen callcenter te bellen in het buitenland, wat veel tijd kost en vaak complex is. Onze supportafdelingen worden bemand door dezelfde technici die meewerken aan de ontwikkeling van Filecap. We kunnen terugkoppelingen daardoor snel verwerken tot productverbeteringen. Dat zorgt voor langdurige relaties waar onze partners en hun klanten veel waarde aan hechten.”

Klik hier voor meer productnieuws.

Naar boven