Zorgorganisatie Pluryn heeft de stap gezet om een uniforme online werkplek te realiseren voor haar medewerkers. Voor een soepele uitvoering is het bedrijf de samenwerking aangegaan met Ictivity, IT-dienstverlener gespecialiseerd in managed services, IT-adoptie en online werkplekken. Naast het implementeren van de online werkplekoplossing Omnia, die draait op Office365, bevordert Ictivity de digitale vooruitgang bij Pluryn middels een begeleid IT-adoptie programma.
Pluryn biedt als zorgorganisatie ondersteuning aan mensen met een handicap en jongeren met gedragsproblemen, zowel aan huis als in de eigen voorzieningen voor gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ. Daarbij staan de eigen kracht en toekomstwensen van cliënten centraal. Zo vergroot Pluryn de kansen van cliënten op een zo volwaardig en zelfstandig mogelijke plek in de samenleving. Pluryn is een landelijk werkende organisatie en telt inmiddels meer dan 400 locaties, 7.400 professionals en 1.000 vrijwilligers.
ICT begint bij de gebruiker
De aanleiding voor de stap richting digitale zorg in de vorm van een uniforme werkplek, ligt voornamelijk in de grootte van Pluryn. “De sterke groei van Pluryn en de ontwikkelingen in de zorg maken de behoefte aan een moderne werkplek stevig voelbaar”, vertelt Pieter-Jan Hilbers, manager ICT en informatievoorziening bij Pluryn. Zo maakt jeugdzorginstelling Intermetzo sinds 2016 deel uit van Pluryn. Intermetzo werkte al met Office365 in de cloud, terwijl Pluryn traditioneler werkte en medewerkers daardoor gebonden waren aan een vaste werkplek.
Pluryn ging daarom op zoek naar een oplossing om een uniforme, moderne werkplek te realiseren en koos uiteindelijk voor Ictivity. Voor Hilbers is het duidelijk wat de doorslag gaf: “Ictivity denkt vanuit de eindgebruiker en begrijpt dat deze verandering in eerste instantie om mensen gaat.” De User Based Visie die Ictivity hanteert is voor Pluryn dus van groot belang. Bart van Bokhoven, accountmanager Zorg bij Ictivity: “ICT begint altijd bij de gebruiker. Ook in dit project ligt de focus sterk op de behoefte van de zorgmedewerker en is de techniek daarin volgend.” De werkplekoplossing Omnia is dan ook zo ingericht dat de eindgebruiker er optimaal van profiteert.
Mobiliteit voorop
“Voor Pluryn is het van groot belang dat medewerkers meer mobiel zijn en de verschillende organisaties efficiënt en effectief kunnen samenwerken”, vervolgt Van Bokhoven. “We zien bijvoorbeeld dat het applicatielandschap richting de cloud schuift en met deze overstap naar Omnia zorgen we dat Pluryn klaar is voor die shift. Applicaties uit de cloud, maar ook die uit het eigen datacenter of lokaal geïnstalleerde applicaties komen samen in de online werkplek, zodat de gebruiker niet na hoeft te denken over de technologie die erachter zit.” In de praktijk betekent dit dat medewerkers flexibeler zijn op de werkvloer. Zij kunnen bijvoorbeeld administratieve handelingen ter plekke uitvoeren op een tablet, in plaats van dat zij terug moeten lopen naar een vaste werkplek elders in het gebouw of hun rug naar de cliënt moeten draaien om gebruik te maken van een computer. Met een mobiel apparaat kunnen zij constant aanwezig zijn bij cliënten, tegelijkertijd administratieve handelingen uitvoeren en cliënten toch het gevoel geven dat er zorg aan hen wordt besteed.
“Zorg is informatievoorziening,” vult Hilbers aan. “Medewerkers moeten flexibel zijn op de werkvloer en informatie direct beschikbaar hebben, maar ook in de dienstverlening aan huis is dit van belang. Een behandelplan voor de cliënt moet altijd en overal beschikbaar zijn. Niet alleen voor onze eigen zorgorganisatie, maar ook voor alle partijen waarmee wij samenwerken. Dit betekent dan ook dat we echt niet zonder digitalisering kunnen.” De inzet van de online werkplek brengt enerzijds overzicht in het informatiebolwerk waarmee Pluryn te maken heeft, anderzijds heeft het een grote bijdrage in de kwaliteit van zorg. Door de samenwerking met Ictivity kan Pluryn vanuit IT de zorgverlener faciliteren met producten die bijdragen aan de kwaliteit en snelheid van zorgverlening.
IT-adoptie
Een ander voordeel van de samenwerking met Ictivity is dat de IT-dienstverlener ook gespecialiseerd is in IT-adoptie. Een begeleid adoptieproces is voor Pluryn van groot belang omdat het IT-kennisniveau van de medewerkers sterk uiteenloopt. Om hun kennisniveau op een gelijk niveau te brengen, zullen medewerkers online leermodules doorlopen. Daarnaast is Ictivity bezig om op locatie input van medewerkers op te halen en te toetsen wat nog bijgeschaafd moet worden aan de online werkomgeving. “Met de inputgesprekken proberen we echt te begrijpen hoe men werkt, waar men tegenaan loopt en hoe wij met IT kunnen helpen”, vertelt Van Bokhoven.
Het proces zit nu in de opstart, kort na de zomer gaan de eerste vestigingen gebruikmaken van de nieuwe werkomgeving. In de loop van 2019 kunnen alle overige locaties gaan profiteren van de online werkplek. Hilbers: “Met de hulp van Ictivity kunnen wij onze medewerkers voorzien van een IT-omgeving die niet puur vanuit een technische visie is ontworpen, maar waarbij de processen van de organisatie en taken van de medewerker centraal staan. We faciliteren medewerkers optimaal en leveren daarmee een bijdrage aan de kwaliteit van zorg – een positieve ontwikkeling voor iedereen.”