Het leven van een functioneel beheerder gaat niet altijd over rozen. Je wilt graag mensen meenemen in de applicatie die je beheert. Behalve het onderhoud is het ook de bedoeling dat je mensen enthousiasmeert voor de oplossingen die “jouw” applicatie te bieden heeft. Hoe pak je zoiets aan? Hoe bereik je mensen die het druk hebben en door de waan van de dag voortgedreven worden.
Het frustrerende is vaak dat je weet dat er genoeg mensen werkzaamheden doen die niet nodig zijn of efficiënter kunnen. Maar hoe ontmoet een functioneel beheerder die? Hoe kom je met elkaar in gesprek? Deze collega’s zijn zich vaak niet bewust van de mogelijkheden van de applicatie. Misschien hebben zij ooit een training gevolgd. Vaak beklijft deze kennis niet. Ook maakt men te weinig tijd vrij om meer tijd te winnen.
Aaaaaah!
Als Office 365 Functioneel beheerder op de scholengemeenschap waar ik werk heb ik wel eens zin om in de kantine te gaan staan en te roepen: “Oplossingen, mooie oplossingen! Wie maakt me los?“. Alleen die mensen willen ook rustig lunchen denk ik dan tegelijkertijd. De enorme hoeveelheid mogelijkheden van deze cloudoplossing is vaak overweldigend voor gebruikers. Wat moet je uit de enorme suite gebruiken en wat gebruik je waarvoor?
Lego
Ik vergelijk dit vaak met Legoblokjes. Daar heb je vaak ook een hele berg van en die gebruik je ook niet allemaal. Je maakt een keuze afhankelijk van wat je wilt maken. Zo is het voor een functioneel beheerder met Office 365 ook. Er is veel mogelijk, maar niemand verplicht je om alles te gebruiken. Dat kan ook helemaal niet. Het ligt er ook aan welke afspraken je maakt met je collega’s. Hoe communiceer je? Waar leg je de afspraken vast? Waar zet je de documenten neer?
Praktijkvoorbeeld
Ik zal een mooi praktijkvoorbeeld geven. In onze organisatie is men druk met Lean. Binnenkort zal ik zelf de Lean Yellow belt gaan doen. Daar kijk ik naar uit. De Lean gedachte heeft er onder andere voor gezorgd dat we een standup zijn gaan doen met een digitaal overzicht in Office 365. In SharePoint online heb ik een aantal lijsten gemaakt die met elkaar samenwerken. In een paar verschillende lijsten staan: Successen, Belemmeringen, Informatiefjes, Besluitenlijst, Overzicht van de projecten en een agenda. Deze lijsten staan onder elkaar op een SharePoint site. En alleen de actuele items zijn te zien.
Standup
Deze worden bij de standup in 20 minuten doorgenomen en eventueel worden de juiste mensen aan elkaar gekoppeld. Iedereen is aanwezig dus wie met wie, wat moet oplossen is in 1 minuut duidelijk en afgesproken. Details horen niet thuis in de standup. Hier wordt met zijn allen streng op toegezien.
Vergaderingen die eerder uren duurde zijn nu in maximaal 20 minuten gedaan. Het overzicht door de lijsten, het moeten staan bij de standup en de tijdsdruk en afwezigheid van details op dat moment maken dit mogelijk. Kosten en tijd bespaard: 20 IT’ers die een uur minder vergaderen. Wat zou dat waard zijn?
Het is voor mij hét voorbeeld van 20% techniek, 80% mensenwerk. De afspraken moeten met elkaar gemaakt én nageleefd worden. De genoemde lijstjes stellen voor een functioneel beheerder technisch gezien weinig voor maar in combinatie met het mensenwerk is het goud waard. Uren die worden bespaard maar ook de arbeidsvreugde en de productiviteit gaat omhoog omdat men niet “gaar” gekletst wordt in een eindeloze vergadering.
Oplossing verkopen aan de rest van de organisatie
Dan heb je als functioneel beheerder een wiel uitgevonden en daar wil je dan graag de hele organisatie van op de hoogte brengen. Hoe pak je dat aan? Hoe bereik je iedereen? Als er iemand zwanger is dan weet binnen een uur de hele organisatie van 1400 mensen dat. Als je een goede oplossing hebt voor een veelvoorkomend probleem dan gaat het een stuk trager kan ik je uit eigen ervaring vertellen. Uiteindelijk heb ik gemerkt dat er een aantal dingen zijn die een functioneel beheerder hierbij kunnen helpen. Misschien dat iemand daar zijn voordeel mee kan doen.
Column op Intranet
Ik ben een aantal columns gaan schrijven op intranet met praktijkvoorbeelden. Op een makkelijke en toegankelijke manier geschreven en vooral uitleggen en benadrukken wat de voordelen zijn. Hoe meer je als functioneel beheerder nadruk legt op WIIFM (What is in it for me), hoe beter het is. Ik heb gemerkt dat veel Office 365 consultants die we over de vloer hebben gehad hun eigen taaltje spreken. Het woord “cloud” was een paar jaar geleden al een brug te ver. Dan moet je niet aankomen met workflows en subsites. Heldere gebruikerstaal is een vereiste als je de niet-IT collega’s wilt bereiken.
Nieuwsbrief
De simpele, oude vertrouwde nieuwsbrief is ook voor een functioneel beheerder nog steeds een prima middel om mensen te bereiken. Ook hier is de opt-in, het zelf inschrijven voor de nieuwsbrief een eis. Ook als het om een interne nieuwsbrief gaat. Niemand gaat verplicht een nieuwsbrief lezen. Met kleine tips en trucs kom je al een heel eind. Hoe klein? Ik heb eens workshops gegeven en de beste tip die men kreeg? Het knipprogramma in Windows.
Lichte dwang
Als men niet anders mee kan dan werken met een nieuwe tool, dan leert men dat wel. Er is bij ons op een van de scholen de traditionele telefoon voor Skype for Business ingeruild. Er was wel enig protest maar nu men gedwongen kennis heeft genomen van deze manier van communiceren wil men niet anders meer. Soms moet je het als functioneel beheerder een beetje opdringen.
Verandering is lastig
Veel mensen hebben moeite met verandering. Het zit ingebakken in de mens. Ik kan mijzelf ook betrappen op een manier van werken die niet handig is, die veel beter kan en minder tijd kost. Ik ben al 20 jaar werkzaam in de IT en een grote computerentousiast. Toch doe ik werkzaamheden al jaren hetzelfde. Er is dan niks dat mij triggert om op zoek te gaan naar een andere manier totdat je dat wel doet.
Mijn laatste ontdekking? Ik maak vaak nieuwe mappen aan, zoals wel meer mensen doen en dat deed ik dan altijd met de muis. Rechtsklikken in de Windows verkenner en dan kiezen voor “nieuwe map”. Als je er dan veel achter elkaar moet maken dan kom je ineens wel op het idee om op zoek te gaan naar een alternatief en kom je tot de ontdekking dat het ook kan met CTRL + SHIFT + N.
Elke dag een beetje veranderen en op ontdekkingsreis gaan kan toch zelfs als functioneel beheerder altijd wel?
IT-professional Aldo de Beunje is de auteur van DigiWeten!, een handboek voor computergebruikers. In zijn blogs deelt De Beunje zijn kennis voor het verkrijgen van inzicht, overzicht en vertrouwen in de dagelijkse praktijk van de digitale wereld.