De overheid vereist met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dat bedrijven de privacy van klanten beschermen. Bij Autobedrijf Munsterhuis onderschrijft men dat. “Een auto is niet alleen een vervoermiddel, het is ook een manier om te laten zien wie je bent”, zegt Frank Baartman, systeembeheerder bij Munsterhuis. “Of het nu gaat om de kleur van de auto, de hoeveelheid PK’s of de afwerking van het interieur, het zegt iets over de eigenaar. Natuurlijk willen autobezitters wel gezien worden in hun mooie bolide, maar de aanschaf- en onderhoudskosten houden ze liever privé.” De directie van Munsterhuis besloot daarom al voor de invoering van de AVG dat er een veilige, gebruiksvriendelijke oplossing moest komen voor het mailen van bestanden met gevoelige informatie. Die vond men in FileCap.
Autobedrijf Munsterhuis is actief sinds 1962, en heeft meerdere vestigingen op verschillende locaties in Twente. In de regio staat Munsterhuis bekend als een betrouwbaar en gemoedelijk bedrijf. Klanten kunnen bij Munsterhuis terecht voor vakkundige dienstverlening op het gebied van aanschaf, onderhoud, schadeherstel, verhuur, leasing en verzekeringen. “We verkopen en onderhouden niet alleen Renaults en Dacia’s, maar ook Ferrari ’s en Maserati’s”, vertelt Baartman. “Onze offertes en facturen bevatten echter persoonlijke gegevens, die mogen uiteraard niet in de openbaarheid komen. Daarnaast hebben we bedrijfstakken die leasing, verhuur en verzekeringen regelen. Ook op deze afdelingen wordt privacygevoelige informatie naar derden gemaild. Een bevriende IT-beheerder bij een ander bedrijf liet me zien hoe zij FileCap gebruikten. Dat zag er goed uit, het was eenvoudig te leren en nóg eenvoudiger te implementeren. De keuze was dus snel gemaakt.”
Munsterhuis maakt gebruik van virtuele servers, deze omgeving is geschikt om FileCap op te installeren. Baartman: “De handleiding die FileCap biedt is erg praktisch, binnen een half uur was de implementatie gereed. Vervolgens kregen onze 120 medewerkers informatie over het belang van de AVG, welke documenten veilig verstuurd moeten worden, en hoe FileCap werkt. Nieuwe werkmethodes zijn nooit populair, maar dankzij de Outlook plugin is het voor onze teamleden heel makkelijk om bestanden veilig te mailen. Via sms wordt er apart een toegangscode verstuurd, waarmee bijvoorbeeld de klant of de accountant het document veilig kan openen. We doen het maximale om te voldoen aan de AVG, en zorgen er met FileCap voor dat gevoelige informatie niet op straat belandt.”
Serviceverlening staat bij Munsterhuis hoog in het vaandel. De organisatie test regelmatig de kwaliteit van de dienstverlening door middel van enquêtes, en houdt daarnaast goed in de gaten waar de klant behoefte aan heeft. Baartman: “Als de klant een document ontvangt dat met encryptie verstuurt is, moet het voor hem makkelijk zijn om te openen en te bewaren. We willen niet dat klanten afhaken omdat het teveel gedoe is. FileCap blijkt gebruiksvriendelijk te zijn voor onze werknemers én klanten. Bovendien hebben we de FileCap portaal met onze eigen look&feel opgezet, onze werknemers, klanten en partners komen dus terecht in een herkenbare Munsterhuis-omgeving. Ook dit past perfect bij ons streven naar kwaliteit en service.”