Microsoft Teams haalt in sneltreinvaart zijn oudere broer Skype for Business in. Sterker nog, de leverancier beëindigt de ondersteuning van Skype for Business per 31 juli 2021. Groot voordeel van Teams is dat het een volledig samenwerkingsplatform is. Onderzoeksbureau Forrester becijferde dat organisaties met Microsoft Teams vier uur per week kunnen besparen doordat er slimmer wordt samengewerkt.
Het Centraal bureau voor de Statistiek en TNO concludeerden eerder dit jaar dat ruim 2,1 miljoen werknemers moeite hebben met het verwerken van alle informatie die er op een werkdag op hen afkomt. Met behulp van een centraal platform, zoals Microsoft Teams, is het mogelijk om efficiënter te werken, wat leidt tot reductie van operationele kosten en het versnellen van de time-to-market.
Forse kostenbesparingen
“Microsoft heeft IT-onderzoeksbureau Forrester Research laten onderzoeken wat de implementatie van Teams een organisatie oplevert”, vertelt Kristijan de Weerd, business development manager bij HSO, de Microsoft-dienstverlener uit Veenendaal. “Een bedrijf met vijfhonderd gebruikers kan over drie jaar ruim 600.000 euro besparen doordat medewerkers korter vergaderen. Bovendien zorgt betere samenwerking en het delen van informatie in Microsoft Teams dat informatiewerkers vier uur per week sneller werken. Dat levert over drie jaar een besparing van 1,27 miljoen euro op.” Doordat het platform de dagelijkse informatiestroom die op werknemers afkomt, behapbaar maakt, kunnen organisaties veel efficiënter werken.
Succesvolle implementatie
Toch is het niet voldoende om alleen een technische implementatie uit te voeren van het samenwerkingsplatform. Microsoft Teams werkt alleen optimaal wanneer er in de organisatie heldere afspraken worden gemaakt over het gebruik. “En daar ontbreekt het nog wel eens aan bij technische implementaties”, ziet De Weerd in de markt. “De ROI van een implementatie zit hem in de adoptie in de organisatie. Wanneer mensen de nieuwe werkwijze niet omarmen en niet met het systeem gaan werken, kun je nooit spreken van een succesvolle implementatie.” Hij benadrukt dat organisaties dan ook moeten zoeken naar een implementatiepartner die verder kijkt dan alleen de technische implementatie. “Een succesvolle technische implementatie kan niet bestaan zonder bijbehorend adoption en change traject.”
Nú is het moment
Organisaties die op dit moment Skype for Business gebruiken, moeten zich gaan voorbereiden op een migratietraject. Zo kan het verstandig zijn om Teams al te gaan gebruiken naast Skype for Business, zodat medewerkers kunnen wennen aan het nieuwe collaboratieplatform. Een formeel upgrade scenario kan inzicht bieden in de te bewandelen wegen richting Microsoft Teams en geeft duidelijkheid over hoe de twee oplossingen technisch naast elkaar kunnen draaien, totdat de organisatie klaar is voor de overstap naar Microsofts nieuwe paradepaard. “Zoek bovendien een partner met verstand van zaken die kan helpen en adviseren bij deze migratie”, benadrukt De Weerd.