B&G Hekwerk verbetert zijn fieldservicemanagement met SAP Service Cloud. Het bedrijf automatiseert zodoende het hele proces, vanaf het digitaal ondertekenen van een werkbon tot aan het versturen van de factuur.
B&G Hekwerk maakte gebruik van verschillende systemen voor sales, financiële administratie en het aansturen van de monteurs. Dit zorgde voor inefficiënte processen. Zo kon het hekwerkbedrijf een factuur voor reparatie- en onderhoudswerkzaamheden pas versturen nadat de monteur de papieren werkbon had ingediend bij de financiële administratie. Ook hadden de service-engineers geen inzicht in de installed base en de werkzaamheden die collega’s hadden uitgevoerd.
Migratie naar één pakket
Om het inzicht te verbeteren en de foutgevoelige en tijdrovende overdracht van data te beperken, wilde het bedrijf uit Veldhoven de drie verschillende systemen vervangen door één pakket. Deze nieuwe oplossing moest bovendien device-onafhankelijk en ook offline werken. “Een klant moet in het veld op een tablet een werkbon kunnen afschrijven. Ook op plekken zoals bouwlocaties waar nog geen mobiele of draadloze dekking is”, aldus Arthur van der Graaf, algemeen directeur van B&G Hekwerk.
Op advies van partner Xperi koos B&G Hekwerk voor SAP Service Cloud. Het SAP Cloud Platform zorgt daarbij voor de integratie tussen de SAP Service Cloud en het on-premise SAP ERP-systeem dat in 2017 in gebruik werd genomen. “Een digitaal afgetekende werkbon gaat nu direct naar de backoffice zodat een opdracht automatisch gefactureerd kan worden”, stelt Jan Paul Verstraate, accountmanager bij Xperi, vast.
Verbeterde efficiëntie
“Vervolgens moet je nog wel de mensen mee zien te krijgen”, benadrukt Van der Graaf van B&B Hekwerk. “Bijvoorbeeld monteurs hebben er handelingen bij gekregen. Zij moeten op de tablet alle informatie invoeren die nodig is voor het automatisch versturen van de factuur. Dan moet je wel goed uitleggen dat die extra handelingen echt nodig zijn om het proces te automatiseren.”
Volgens Antoine van Dijk, financieel directeur bij B&G Hekwerk, hebben de monteurs echter ook profijt van de nieuwe oplossing. “We kunnen nu precies zien wat de klant heeft staan, en hebben een ‘backlog’ van bijvoorbeeld de werkzaamheden die zijn uitgevoerd en de onderdelen die recent zijn vervangen. De monteur weet wat hem te wachten staat als hij met een bepaalde foutcode op pad gaat. En na een reparatie weten we welke onderdelen zijn verbruikt en kunnen we de voorraad in de bus weer op peil brengen. SAP Service Cloud draagt op meerdere manieren bij aan onze efficiëntie.”