Zoho introduceert WorkDrive, een nieuw, cloudgebaseerd platform voor bestandsbeheer. Het bedrijf legt hiermee meer nadruk op samenwerking binnen teams. WorkDrive biedt een centrale opslagplaats voor alle documenten binnen het app-portfolio van Zoho.
Zoho levert een reeks aan applicaties voor algemene en branchespecifieke activiteiten. Zoho Docs was de belangrijkste toepassing om alle bestanden te beheren en toegankelijk te maken en het leek daarmee op Google Drive, Dropbox of Microsoft OneDrive. Hoewel Zoho Docs de mogelijkheid bood om bestanden te delen, was het eigenlijk gericht op individuele gebruikers. Daar wil het bedrijf met WorkDrive verandering in brengen.
WorkDrive vervangt Zoho Docs en moet het voor collega’s makkelijker maken om samen te werken in documenten de zij maken met de Office suite van Zoho: Writer, Sheet and Show. WorkDrive biedt hiervoor zogenoemde Team Folders. Dit zijn in feite gedeelde werkruimtes waar men bestanden in opslaat die bij een bepaald team of project horen. Zodra de beheerder een gebruiker binnen WorkDrive toegevoegt aan een Team Folder-account, krijgt deze standaard toegang tot de bestanden.
De beheerder van WorkDrive kan gebruikersrechten toewijzen, zodat bepaalde gebruikers bijvoorbeeld alleen bestanden kunnen inzien of becommentariëren, terwijl anderen deze mogen wijzigen of delen. Zodra iemand een document wijzigt, krijgen alle gebruikers daar een melding van zodat zij de ontwikkeling van een project kunnen volgen.
WorkDrive integreert met de verschillende toepassingen die Zoho biedt voor samenwerking, zoals Cliq, een chat-app voor teams die op Slack lijkt. Dankzij de integratie van de Office-apps van Zoho in WorkDrive kunnen gebruikers documenten gezamenlijk creëren en bewerken. Andere functies van WorkDrive zijn onder meer virusscanning, encryptie, bestandsconversie en het delen van bestanden met gebruikers in externe organisaties.
“WorkDrive is helemaal opgebouwd rondom het team” zegt Vijay Sundaram, chief strategy officer van Zoho. “De mogelijkheid om te delen, vanaf samenwerken aan een document tot aan de workflow die documenten verspreidt onder teamleden, is volledig ingekapseld in de structuur zonder dat gebruikers daar iets specifieks voor hoeven te doen.”
WorkDrive dient ook als het onderliggende bestandssysteem voor de applicaties van Zoho, zoals toepassingen voor CRM, marketing en klantenservice. Volgens Sundaram is het voordeel hiervan dat bedrijven die gebruik maken van de suite van Zoho vanuit een centrale opslagplaats kunnen werken met relevante documenten die eenvoudig doorzoekbaar en toegankelijk zijn.
Zoho kondigt naast WorkDrive ook updates aan voor de verschillende toepassingen in zijn Workplace productsuite. Hiertoe behoren onder meer de integratie van de AI-assistant van Zoho, Zia genaamd, met het spreadsheetprogramma Sheets. Zia geeft inzicht in datasets en kan datatabellen in afbeeldingen scannen en omzetten naar spreadsheettabellen. Gebruikers kunnen Zia ook vragen om content op te slaan in de Notebook-app, om notities te zoeken en om herinneringen in te stellen met spraakcommando’s. Er zijn ook nieuwe ‘bot-building’-functies voor Zoho Cliq.
WorkDrive is, inclusief toegang tot the Office-applicaties van Zoho, beschikbaar als zelfstandige oplossing vanaf $2 per gebruiker per maand. Het maakt ook deel uit van het Zoho Workplace-abonnement, waartoe ook videoconferencing, e-mail en team chat-apps behoren, vanaf $3 per gebruiker per maand.