Toen Erik de Roo vijf jaar geleden begon als Manager Informatisering & Automatisering bij Zorggroep Apeldoorn, trof hij een ICT-landschap aan dat duidelijk op zijn einde liep. Uit een bestaand rapport bleek dat vrijwel de hele omgeving vervangen moest worden. Erik vat die situatie samen met de woorden: “We deden alles nog on-premises met verouderde versies. Het was zelfs zo dat we in 2023 nog met Exchange over moesten naar een nieuwe versie, omdat de ondersteuning stopte. We liepen gewoon zwaar achter.”
Van achterstand naar een solide, moderne basis
De grootste pijnpunten van het verouderde ICT-landschap werden vooral in het dagelijks werk gemerkt. Medewerkers hadden te maken met trage systemen en onbetrouwbare wifi, wat bij een organisatie met meerdere locaties direct invloed heeft op de zorgverlening. Voor Erik was dat het ultieme bewijs om niet langer te repareren, maar het fundament te vernieuwen. Hij zette een vijfjarenplan op waarin infrastructuurvernieuwing, migratie naar de cloud en outsourcing centraal stonden.
Een van de belangrijkste stappen in dit plan was de aanleg van een glasvezelring. Hierdoor konden locaties in één keer rekenen op 10 Gbps in plaats van de 256 Kbps die ze gewend waren. “Mensen wisten niet wat hen overkwam”, glimlacht Erik. Waar de organisatie voorheen ondergeautomatiseerd was, ontstond in korte tijd een goede basis waarop nieuwe diensten en toepassingen mogelijk werden.
Waarom PQR de juiste partner bleek
Zorggroep Apeldoorn werkte al langer met PQR als softwareleverancier, maar de omvang van de gewenste transformatie vroeg om een partner die verder keek dan producten. Erik en zijn team stelden daarom een longlist op van tien IT-dienstverleners, die uiteindelijk werd teruggebracht naar vijf serieuze kandidaten. Aan hen de opdracht om uiteen te zetten hoe zij konden helpen bij de volledige ontzorging van de ICT-omgeving, van infrastructuur tot beheer.
In de selectie viel PQR op door hun aanpak. In plaats van vooral risico’s en beperkingen te benadrukken, dachten zij actief mee over oplossingen en scenario’s. Toen duidelijk werd dat een versnelde overstap naar een nieuwe Exchange versie nodig was, werd er direct in oplossingen meegedacht. Daarnaast keek PQR kritisch mee naar licenties en kostenstructuren, met voorstellen die voorkwamen dat de organisatie te veel zou betalen. Dat samenspel van technische expertise en pragmatisch meedenken gaf de doorslag.
Adoptie organiseren met eigen mensen
De implementatie van de nieuwe werkplek verliep opvallend soepel, zeker gezien de omvang van de verandering. Volgens Erik kwam dat niet alleen door de techniek, maar juist door de manier waarop de organisatie de medewerkers meenam. Zorggroep Apeldoorn koos ervoor om ‘digiteachers’ in te zetten: collega’s zonder formele IT-functie, maar met voldoende digitale handigheid en vooral een goed gevoel voor de praktijk.
Deze digiteachers begeleidden collega’s in de dagelijkse praktijk, in begrijpelijke taal en vanuit herkenbare werksituaties. Richting het bestuur werd deze aanpak gepresenteerd als een blijvende ondersteuning: als medewerkers vastlopen, komt het team terug om zaken nog eens uit te leggen. Die belofte wordt nog steeds waargemaakt; de drie digiteachers zijn nog altijd actief en vormen een laagdrempelig aanspreekpunt.
De persoonlijke benadering bleek cruciaal voor vertrouwen en bevorderde daarmee de adoptie onder werknemers. Erik herinnert zich een collega die in tranen uitriep: “dit ga ik nooit leren.” Zijn reactie was even eenvoudig als veelzeggend: “Wij gaan ervoor zorgen dat je het wel leert. En je mag altijd bij ons terugkomen.”
Resultaten en vooruitblik op de volgende stap
Terugkijkend beschrijft Erik de relatie met PQR vooral als een gelijkwaardige samenwerking: “Het is echt een partnership. Ik voel me geen klant, ik voel dat we samenwerken en dat doen we op alle niveaus.” Het resultaat: een stabiele, moderne IT-omgeving, minder storingen en meer structuur in het dagelijks werk. Formeel is dat niet tot op de komma gemeten, maar uit reacties van medewerkers blijkt dat de werkprocessen overzichtelijker en voorspelbaarder zijn geworden.
Tegelijkertijd kijkt Erik nadrukkelijk vooruit. Het uiteindelijke doel is dat zorgmedewerkers minder tijd kwijt zijn achter een scherm. Daarom verkent Zorggroep Apeldoorn samen met PQR toepassingen van kunstmatige intelligentie, zoals spraakgestuurd rapporteren en slimme meldingen vanuit het elektronisch cliëntdossier. Met inspiratiesessies rond Microsoft Copilot onderzoekt de organisatie welke scenario’s tijd kunnen besparen en de kwaliteit van zorg en verslaglegging kunnen verbeteren.
Ook de aandacht voor security is nadrukkelijk opgevoerd. De organisatie moet voldoen aan de NIS2-richtlijn en werkt aan een aanpak waarin principes als zero trust en centrale monitoring via SIEM/SOC een belangrijke rol spelen. De keuze om SIEM/SOC diensten bij PQR af te nemen, werd mede versneld door een evenement waarin een ransomware-aanval werd nagebootst. Die oefening maakte voelbaar welke impact zo’n incident kan hebben en onderstreepte de noodzaak om hier voortvarend in te handelen.
IT als stille motor achter betere zorg
Voor Erik is de digitale transformatie geen doel op zich, maar een middel om betere en menselijkere zorg mogelijk te maken. Hij verwoordt dat als volgt: “Alles wat je kunt doen om cliënten beter te ondersteunen en om naastenparticipatie hoog te houden, daar zet je IT voor in. Ik ben nu zelf ook een naaste van een cliënt.”
Daarmee legt hij een directe link tussen zijn professionele rol en zijn persoonlijke ervaring. De vernieuwde ICT omgeving van Zorggroep Apeldoorn is daarmee niet alleen een technisch succesverhaal, maar vooral een fundament voor zorg waarin cliënten, hun naasten en medewerkers centraal staan.