Information Management

Alliander: ‘Als een tool echt goed is, sterft het Excel-gebruik vanzelf uit’

alliander

Alliander implementeerde SAP Business Planning and Consolidation (BPC) om de wildgroei aan Excel-planningen te vervangen.

Energienetwerkbedrijf Alliander is de afgelopen vier jaar bezig geweest met de implementatie van SAP Business Planning and Consolidation (BPC). Doel was de wildgroei aan Excel-planningen te vervangen door een geïntegreerde, bedrijfsbrede oplossing. “Hierdoor kunnen we beter strategisch en op lange termijn plannen”, zegt Alliander-portfoliomanager Rob Wissink.

alliander rob wissink

Rob Wissink van Alliander.

De nieuwe tool wordt binnen Alliander gebruikt om capaciteitsplanningen te maken en zo personeel, materialen en diensten zo optimaal mogelijk in te zetten. “Daarnaast gebruiken we BPC om de uitrol van onze slimme meters te verbeteren en zetten we de oplossing in voor onze financiële processen”, zegt Wissink. Voorheen werden veel van deze planningen in Excel gemaakt. “Zeker in de periode dat we begonnen met de implementatie, in 2014, was Alliander best wel een lappendeken met een heleboel verschillende planningsafdelingen die allemaal hun eigen tooltje gebruikten.” De energieleverancier wilde graag dat de output van het ene plan één-op-één als input zou kunnen dienen voor een andere planning. Daardoor konden resources door de hele keten optimaal worden ingezet. “Doordat onze planning zo gesegmenteerd was, was er heel weinig aansluiting. Daardoor werd het voor strategen moeilijk om een gedegen lange termijnplanning te maken die ook lager in de organisatie werd gebruikt.”

Kleine stapjes in grote implementatie
Buiten de inhoudelijke planningscriteria was dus een belangrijke voorwaarde dat een nieuwe oplossing zowel op hoog planningsniveau als lager in de organisatie bruikbaar zou zijn. Alliander vroeg diverse bestaande leveranciers waarmee ze een goede relatie hadden om mee te denken in de zoektocht. “We zijn al jaren tevreden klant van SAP, dus toen zij met BPC kwamen, hebben we dat vrij snel omarmd.” De energieleverancier begon met een klein project om te kijken hoe de nieuwe planningstool beviel en rolde de applicatie vervolgens in verschillende mini-projecten verder uit in de organisatie. De implementatie van een nieuwe planningsoplossing in de strijd tegen de versnipperde Excelsheets was niet altijd eenvoudig, vertelt Wissink. “De Excelsheets die werden gebruikt waren heel flexibel en alles zat erin, terwijl de eerste versie van BPC die werd geïnstalleerd die gouden randjes nog ontbeerde. We hebben dat heel goed gecommuniceerd naar de mensen die ermee moesten gaan werken. Dat we begrepen dat ze moesten wennen en dat ze waarschijnlijk nog niet direct alles konden met de nieuwe tool, die ze met Excel wel gewend waren. Maar door steeds te blijven vragen naar hun feedback en die in de upgrades steeds weer mee te nemen, werden mensen positiever over BPC. En dat hielp vervolgens weer bij het volgende project.”

Lange termijn voor ogen houden
Hoewel Wissink zelf ook een fervente Excel-wizard is, is zijn filosofie dat wanneer een tool zoveel meerwaarde biedt, de bestaande wereld van Excel binnen de organisatie vanzelf uitsterft. “BPC kan bijvoorbeeld miljoenen records doorrekenen in 2 minuten. Dat lukt je gewoonweg niet met Excel. Door dit soort voordelen te blijven laten zien, konden we mensen overtuigen.” Het was tijdens de, bewust, lange implementatie bij Alliander belangrijk om steeds de lange termijn voor ogen te houden, zegt Wissink. “Er waren genoeg managers die wel ergens op een congres of in hun netwerk hadden gehoord over een tooltje dat op de korte termijn hun wensen vervulde. Maar uiteindelijk krijg je die tools niet gekoppeld aan onze lange termijnplanning. Ook daar hebben we veel moeten praten en uitleggen om de mensen te overtuigen van onze visie voor een geïntegreerd en bedrijfsbreed systeem.” De lange adem heeft Alliander veel opgeleverd. “Nu is iedereen heel tevreden.”

Veel wendbaarder
De nieuwe planningstool heeft Alliander twee grote voordelen opgeleverd. Wissink: “Waar je vroeger misschien wel honderd Excelsheets had die zo ongelofelijk complex in elkaar zaten dat misschien maar een man of tien in de organisatie daar kaas van kon maken, heb je nu gewoon een loket bij zowel de business die het planningsproces ondersteund, als de IT-afdeling die het support levert.” Daarnaast is de markt waarin Alliander zich begeeft, evenals het bedrijf zelf, enorm aan het veranderen. Denk aan de overgang van een fossiele brandstofvoorziening naar duurzame energie en de bijbehorende laadpalen en zonnepanelen bijvoorbeeld. “De vraag is enorm flexibel en dat maakt dat wij als organisatie enorm wendbaar moeten zijn in het toebedelen van onze capaciteit. In de oude wereld was ons dat nooit gelukt, maar met BPC kunnen we nu heel snel inspelen op de snelle veranderingen in de markt zodat we onze schaarse resources, onze monteurs, kunnen inzetten waar dat nodig is.”

Slimme algoritmes laten helpen
Hoewel er nog één of twee afdelingen zijn die interesse hebben in BPC, is voor Wissink de implementatie bij Alliander grotendeels afgerond. Maar dat is geen moment om achterover te leunen, want hij heeft alweer nieuwe wensen. “Wat we graag willen, is nog wat handmatige stappen automatiseren met slimme algoritmes.” De systematiek van die algoritmes die is ondergebracht in BPC, is samengesteld uit gesprekken met experts in het veld. “Daardoor weten we aan welke knoppen we moeten draaien. Maar waar ik naar op zoek wil, zijn de knoppen die we nog niet kennen. Ik wil vanuit een data science perspectief op zoek naar de knoppen waarvan we nog niet weten dat ze er zijn. Daar gaan we nu mee bezig.”

Naar boven