Blogs

Exchange-beheerders vinden kansen in de cloud-transformatie

exchange-beheerders

Als het gaat om de adoptie van Office 365 kunnen Exchange-beheerders profiteren van de digitale transformatie, zegt Hylke van der Velde van AvePoint.

Als je de persberichten leest en conferenties bijwoont, zou je denken dat praktisch elke organisatie tegenwoordig al succesvol in de cloud werkt. In mijn ervaring is de realiteit anders. De transitie naar de cloud en het proces van digitale transformatie hebben tot een marktbrede operationele strijd geleid over wie er nu eigenlijk verantwoordelijk is voor de implementatie en het beheer van oplossingen als Office 365. Dat is een probleem, maar voor Exchange-beheerders biedt het ook kansen.

De onduidelijke rolverdeling met betrekking tot cloud collaboration platformen is heel duidelijk zichtbaar in het organigram van IT-afdelingen. Daar zit af en toe wel een SharePoint Administrator tussen, of in grotere organisaties een VP User Services, maar vrijwel niemand heeft Office 365 in zijn titel. En dat terwijl met dit platform vaak de overgrote meerderheid van de kritische bedrijfsgegevens wordt gegenereerd, opgeslagen en gedeeld. De vraag is: hoe ga je daar als organisatie mee om?

Nieuwe verantwoordelijkheden
In de cloud werken is fundamenteel anders dan hoe organisaties in het verleden opereerden. IT-medewerkers zoals beheerders van opslag, databases, servers, applicaties en diensten zien hun verantwoordelijken steeds meer vervagen door de opkomst van cloudgebaseerde platformen. Dit geldt voor bijna elke branche en traditionele IT-professionals moeten zich hierdoor aanpassen aan nieuwe diensten en verantwoordelijkheden. In de praktijk zie ik dat IT-teams die verantwoordelijkheden vaak ad hoc verdelen. Het management vindt dit vaak een prima strategie voor de korte termijn. Totdat er problemen of conflicten ontstaan…

Het ontbreken van duidelijk afgebakende rollen en verantwoordelijkheden kan tot diverse problemen leiden. Denk aan onjuist gebruikers-, licentie- of beveiligingsbeheer, een gebrek aan governance of, waarschijnlijk het meest voorkomende, implementaties die veel te lang duren. Bedrijven maken hierdoor vaak onnodige kosten en hebben een verhoogd beveiligingsrisico. Mijn eigen organisatie heeft deze transformatie zelf ook doorgemaakt, en heeft daar een aantal nuttige lessen van geleerd.

Als een IT-team geen goed gedefinieerde rollen heeft met betrekking tot Office 365 is de meest gemaakte fout dat de security- en privacyteams te laat worden betrokken. Zo heb ik met tal van CIO’s gesproken die zich ergerden aan het feit dat hun cloudimplementatie vertraagd was of volledig stil lag omdat hun CISO een gapend gat had gevonden in hun strategie of beleid voor de uitrol. Verder kunnen regelgevings- en beveiligingseisen zoals ISO 270001 en de GDPR/AVG IT-teams zwaar belasten bij de uitrol. Je hebt daarom een centrale figuur of coach nodig die ervoor kan zorgen dat het team de juiste middelen (governance-/compliance-oplossingen) en de juiste personen op het juiste moment beschikbaar heeft.

Tijd voor een carrièreswitch?
Als het gaat om de adoptie van Office 365 bevinden Exchange-beheerders zich in een unieke positie om te profiteren van de digitale transformatieverschuiving die gaande is. Door de complexiteit van de integratie van Exchange Services hebben Exchange-beheerders al veel ervaring bij het goed regelen hiervan. Bovendien hebben Exchange-beheerders veel meer ervaring dan anderen met verantwoordelijkheden die verspreid zijn over verschillende IT-teams. En ze hebben met vrijwel alle bestaande traditionele operationele IT-processen te maken.

Active Directory-beheerders zijn vanuit hun rol ook bij veel processen betrokken vanwege hun rol in gebruikersbeheer en authenticatiebeveiliging. Exchange-beheerders zijn doorgaans echter nauwer betrokken bij de toegang tot diensten, licenties en applicatie-integratie in Microsoft-omgevingen. Verder zijn diensten als SharePoint en OneDrive for Business in Office 365 nauwer dan ooit met Exchange verbonden. Nieuwe diensten zoals Office 365 Groups en Microsoft Teams worden tot op zekere hoogte aangestuurd via Exchange en fungeren als distributiegroepen voor de organisatie.

De chatgegevens van Teams worden opgeslagen in Exchange en de Office 365 Group Identities zijn afhankelijk van hun Exchange-mailboxen. Ook al hebben Exchange-beheerders misschien geen ervaring met de diensten in Office 365, toch passen de concepten achter het beheer van de diensten in Office 365 meer bij hun rol, dan welke andere rol dan ook. Dit betekent dat Exchange-beheerders zich vaak in een uitstekende positie verkeren om als kennisleiders voor hun organisaties op de voorgrond te treden. Dit biedt dus enorme kansen voor hen zelf, maar ook voor organisaties om hen als de nieuwe leiders op dit gebied te erkennen.

Een dergelijke carrièreswitch maken is vaak lastig in de IT-wereld. Het helpt om die extra stap te zetten en relaties te ontwikkelen met de stakeholders binnen de organisatie en te investeren in zelfstudie. Niet alleen om obstakels te overwinnen, maar ook om gedetailleerde en goed geplande voorstellen te doen die problemen oplossen die andere stakeholders eenvoudigweg niet kunnen zien vanuit hun perspectief. Hierdoor kunnen Exchange-beheerders het verschil maken tussen gebruikers die een hekel hebben aan IT en die de IT-afdeling zien als de helden van de organisatie.

Exchange-beheerders aan de macht
Exchange-beheerders die hun kans grijpen om een belangrijke rol te spelen bij de cloudtransformatie van hun organisatie, kunnen de helden worden die digitale transformatie versnellen en kosten besparen voor het niet snel genoeg kunnen implementeren van nieuwe technologie.

In deze nieuwe wereld waar het bedrijven geld kost om bepaalde diensten niet te adopteren, moeten ze zich volledig inzetten voor deze verandering om te overleven. Organisaties hebben ervaren professionals nodig om dit te kunnen realiseren.

Ik raad organisaties daarom aan om eens met hun Exchange-beheerders te gaan praten. Zeker als je organisatie Office 365 gebruikt, is het van cruciaal belang dat er een IT-professional wordt aangewezen, die de juiste titel krijgt en bevoegd is met de juiste autoriteit, om het grote geheel te overzien.

Naar boven