Interstroom is een ICT-dienstverlener die onder andere internetaansluitingen, VoIP-telefonie, clouddiensten, netwerkbeveiliging en systeembeheer levert aan bedrijven en organisaties. “Als Interstroom leveren wij al 23 jaar ICT-producten aan bedrijven en organisaties, om te zorgen dat een bedrijf gewoon goed kan functioneren en kan presteren, online”, zegt Marc ter Bogt, sales manager bij Interstroom. “Onze klanten bevinden zich in verschillende segmenten, van Zzp’ers en Mkb’ers tot organisaties die landelijk of wereldwijd opereren. Maar allemaal hebben ze één ding gemeen: ze willen gewoon goede oplossingen en een eerlijk advies hebben. En dat proberen we te regelen.”
De uitdaging
In 2017 werd het voor veel bedrijven en organisaties duidelijk dat de privacywet AVG een aanjager van bewustwording was. Documenten met gevoelige data konden voorheen nog met de mail verstuurd worden. Vanaf mei 2018 wordt de AVG gehandhaafd. Alle data met privacygevoelige informatie moet veilig bewaard, bewerkt en verstuurd worden. Bedrijven kijken hierdoor met nieuwe ogen naar hun klantendata. “De AVG dwingt hen om daarover na te denken”, zegt Ter Bogt. “Bij Interstroom hadden we al wel eerder klanten die gewoon veilig bestanden wilden versturen, maar nu is die druk veel hoger geworden, dankzij de AVG.”
Volgens Ter Bogt oplossingen zoals email, Dropbox, Box.com of WeTransfer weliswaar hele mooie diensten, maar ze bieden geen zekerheid waar de data staat. “Nog belangrijker, als de link naar het bestand verlopen is, verdwijnt die data dan ook echt? Je kunt het niet controleren en moet je er maar vanuit gaan dat het echt vernietigd is. Vorig jaar klopten een aantal klanten bij Interstroom aan met de vraag: hoe kunnen we op het gebied van filesharing voldoen aan de AVG, kan je daar een advies over geven? Met die vraag ging ik dus op zoek een oplossing.”
FileCap
Via een reseller kwam Interstroom in contact met FileCap. “Zij tipten ons over een bedrijf, Contec, die achteraf in Twente bleek te zitten, eigenlijk op een steenworp afstand van Interstroom IT. Die hadden een hele mooie oplossing voor ons en uiteindelijk ook voor de klant, want daar was ik voor op zoek, natuurlijk, e dat is FileCap.”
FileCap is volgens Ter Bogt heel compleet. “Dat komt doordat FileCap, naast de licentie, ook meteen de updates levert. De oplossing beschikt bovendien over handige plug-ins, voor bijvoorbeeld Windows- en Apple-systemen, maar ook voor devices, met name iPad en iPhone. Als je met Outlook werkt, kun je op een eenvoudige manier bestanden bij een e-mail toevoegen. Dat gaat allemaal automatisch, intuïtief en simpel, waardoor iedereen het kan gebruiken.”
Klanten van Interstroom sturen onder meer belangrijke documenten via FileCap, maar dat gaat al lang niet meer uitsluitend om grote documenten. Ter Bogt: “Dankzij de AVG blijkt dat dat product ook perfect geschikt is om kleine bestandjes te versturen: een pdf’je van een half MB, een offerte met gevoelige informatie, een KvK-uitdraai, wachtwoorden, noem maar op. Alles kun je daar mee versturen op een eenvoudige manier. Waardoor het product in één keer nóg breder ingezet kan worden in een organisatie en eigenlijk de grote bestanden bijna bijzaak geworden zijn.”
FileCap stimuleert veilig gedrag
Volgens Interstroom staat of valt de veiligheid van een IT-omgeving met de werknemers binnen een bedrijf. “Omdat FileCap gebruiksvriendelijk is, gaan werknemers het ook echt gebruiken”, zegt Ter Bogt. ” De oplossing moet eenvoudig uit te leggen zijn en laagdrempelig, zodat medewerkers er automatisch mee gaan werken. FileCap heeft dat goed begrepen. Het product is intuïtief en compleet. Je kunt bestanden versturen via een webportaal en via e-mail, bijvoorbeeld met de outlook-plug-in. Ook de handige plug-ins voor Windows en Apple computers zorgen ervoor dat FileCap snel met een paar klikken te gebruiken is. Daarnaast kun je een bestand niet alleen zélf versleuteld versturen, maar ook een uitnodiging per email aan een externe persoon sturen met het verzoek om bestanden toe te sturen via de veilige FileCap omgeving. De veiligheid werkt dus twee kanten op.”
FileCap als dienst
Interstroom biedt FileCap niet alleen aan als on-premise oplossing aan, maar ook als dienst. “We hebben klanten die zelf geen server meer hebben staan, omdat ze volledig zijn overgegaan naar de cloud”, vertelt Ter Bogt. “Voor hen bieden we een op FileCap gebaseerde clouddienst die net zo veilig is als een lokaal draaiende oplossing. De ssl-verbinding zorgt voor volledige versleutelde bestanden die alleen beschikbaar zijn voor de ontvanger. Deze kan de bestanden downloaden of moet nog een aanvullende Pincode invoeren als de verzender een extra beveiligingslaag vereist. De verzender geeft aan hoe vaak hij verwacht gebruik te maken van FileCap en hoeveel dagen de data opgeslagen moet worden. We leveren de dienst op basis van ‘fair use’ en met een aantrekkelijk tarief waar veel klanten zeer enthousiast van worden.”
Interstroom is zelf ook gebruiker
Ter Bogt zag al snel in dat de kracht en meerwaarde van FileCap ook voor Interstroom zelf heel geschikt is. “Natuurlijk streven wij zelf er ook naar zo optimaal mogelijk te voldoen aan de AVG. Via FileCap versturen we grote bestanden, maar ook wachtwoorden en inloggegevens van servers, iVoIP telefooncentrales. Het is ook mogelijk om vanuit FileCap een verzoek te sturen naar mensen die ons bestanden moeten toesturen, zoals persoonsgegevens als we VoIP-simkaarten regelen voor de klant. Mocht een gebruiker van FileCap per ongeluk een bestand met privacygevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen, dan is er eigenlijk nog geen probleem. Je kunt namelijk met één druk op de knop de link in die email ‘terugtrekken’. Dat moet je natuurlijk wel snel doen.”
Contec
Over de samenwerking tussen Interstroom en Contec, ontwikkelaar en leverancier van FileCap, is Ter Bogt heel tevreden. “Het is een product dat zich makkelijk leent als dienst waarmee onze klanten aan de privacywetgeving voldoen. Maar Contec luistert ook naar wat klanten van onze FileCap- Clouddienst willen. Laatst was er een bedrijf dat vroeg of FileCap ook een Franstalige versie had. Daar ging Contec meteen mee aan de slag en nu is FileCap in steeds meer talen beschikbaar. Contec investeert in ons, het product én onze klant. Dat is de optimale samenwerking.”
Volgens Ter Bogt zijn de grote voordelen van FileCap dat het laagdrempelig is, eenvoudig in het gebruik en veilig. “Daar is het voor Interstroom eigenlijk om begonnen: het moet veilig zijn. Van begin tot het eind volledig versleuteld, opgeslagen en verstuurd. Daardoor kan eigenlijk elk bedrijf gewoon zeggen: ‘Wij gebruiken FileCap en het is een minimale investering, maar een optimale garantie dat het veilig is’.