“Het werk is bij Heiper altijd dynamisch”, zegt Mark Koele, projectmanager bij Heiper ICT. “Bedrijven veranderen continu en dat wordt gedreven door internet en externe factoren. Zo vinden er aanpassingen plaats in de bedrijfsomvang of -activiteiten, of wil men processen efficiënter maken. Vaak is het echter ook de markt of de overheid die veranderingen teweeg brengen in organisaties. ICT speelt een grote rol om al die veranderingen mogelijk te maken en onze experts helpen daarbij.”
Heiper ICT is een ICT-dienstverlener met een breed spectrum aan klanten in Midden-Nederland. Deze bedrijven, met gemiddeld tussen de 5 en 100 werkplekken, bevinden zich onder meer in de juridische, zorg- en onderwijssectoren, maar ook in de bouw- en horecabranche. Heiper ondersteunt de ICT-toepassingen in deze organisaties, van advies en implementatie tot beheer en onderhoud.
De uitdaging
Een goed voorbeeld van een extern aangejaagde verandering is de privacywetgeving die in het afgelopen jaar in werking trad. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat bedrijven zorgvuldig en rechtmatig om moeten gaan met persoonsgegevens. Voor veel organisaties vroeg dat om aanpassingen in de manier waarop men deze gegevens verzamelt, verwerkt, opslaat en verstuurt. “Vooral dat laatste is voor veel bedrijven een heet hangijzer”, zegt Koele. “Het inzicht in hoe en waar je gegevens verwerkt en opslaat is nog wel te verkrijgen, maar er is vaak helemaal geen zicht op wat er met de gegevens gebeurt wanneer men deze verstuurt. Dat doen werknemers gewoon in een e-mail of, als het om grote bestanden gaat, via online diensten zoals WeTransfer. Daarmee worden de AVG- eisen geschonden, want deze schrijft voor dat je kan aantonen waar de bestanden met persoonsgegevens komen te staan als je op verzend drukt.”
De oplossing
Heiper ICT ging daarom voor zijn klanten op zoek naar een product waarmee zij veilig bestanden met privacygevoelige informatie kunnen versturen. “Wij werden benaderd door een scholengemeenschap met de vraag voor een alternatief voor WeTransfer, in het kader van de AVG.
We zijn op zoek gegaan op internet en kwamen FileCap tegen. Middels FileCap kun je heel veilig privacygevoelige informatie versturen.”
Heiper ICT biedt FileCap echter niet aan als product, maar als dienst. “Wij zijn FileCap als dienst aan gaan bieden zodat klanten er geen omkijken naar hebben”, zegt Koele. “Wij onderhouden en beheren de software en klanten kunnen het gewoon gebruiken. Dit betekent dat de klant het af kan nemen bij ons en daarvoor geen software hoeft te installeren, maar gewoon op een website in kan loggen en zo gebruik kan maken van het product.”
In tegenstelling tot de meeste online diensten, houdt FileCap alle gegevens lokaal in een FileCap-server die bij Heiper ICT staat opgesteld in een veilige zone (DMZ) van het datacenter. “De FileCap-server is toegankelijk via een webportaal waarin werknemers bestanden kunnen up- en downloaden”, zegt Koele. “FileCap heeft bovendien plug-ins voor e-mailprogramma’s zoals Microsoft Outlook en ondersteuning voor Office 365 die lokaal draait. Werknemers die vertrouwelijke gegevens mailen, komen met één muisklik automatisch bij FileCap terecht. “Door middel van een vinkje in Outlook komt de downloadlink automatisch in het mailtje terecht en hoeft de gebruiker alleen nog op verzenden te drukken”, zegt Koele. “Zo simpel is het. Dat verloopt allemaal via beveiligde en versleutelde verbindingen. Zo blijven de persoonsgegevens afgeschermd voor onbevoegden.”
Heiper ICT gebruikt zelf ook FileCap voor het verzenden van gevoelige informatie, vertelt Koele. “Onze support engineers gebruiken het om wachtwoorden en gebruikersnamen te delen met klanten, om persoonsgegevens te versturen en zo kunnen wij al onze informatie veilig delen middels een downloadlinkje in een mail.”
De voordelen
Dankzij FileCap kan Heiper ICT zijn klanten een dienst bieden waarmee zij veilig vertrouwelijke en gevoelige gegevens en grote bestanden kunnen versturen. Koele: “FileCap is veilig, gebruiksvriendelijk, makkelijk en snel. Er geen eenmalige investering nodig, klanten nemen het middels een abonnement af. Het gebruiksgemak is hoog omdat de klant alleen maar een vinkje hoeft te zetten en dan werkt het, er verandert niks in de werkwijze, de bestanden worden zeer veilig verstuurd, zelfs wij als dienstverlener kunnen er niet bij komen, en zo voldoet dus elke klant aan de AVG.”