Gebruikt jouw organisatie Exchange Online en OneDrive for Business, maar is het nog niet begonnen met Microsoft Teams? In dit blog bespreek ik de belangrijkste functionele vereisten en technische instellingen die nodig zijn om je eerste pilot te kickstarten.
Eerst moet je je afvragen wie precies de sponsors en business units zijn die je bij je pilot van Microsoft Teams zou willen betrekken. Normaliter zijn er drie soorten organisaties:
- Bedrijven die Microsoft Teams gebruiken, maar de controle hebben verloren en geen ondersteuning leveren.
- Bedrijven die momenteel met een Microsoft Teams pilot bezig zijn.
- Bedrijven die Microsoft Teams om verschillende redenen helemaal niet gebruiken.
Als jouw organisatie al van Microsoft Teams gebruikmaakt, en je wilt precies weten wat het huidige gebruik is, lees dan dit uitstekende blog van de hand van mijn vriend en oud-collega , waarin hij dit onderwerp in meer detail behandelt. Maar laten we allereerst eens kijken welke stappen je moet zetten voor een succesvolle Microsoft Teams pilot.
Stap 1: Onderzoek je Office 365-licenties
Gebruik je Microsoft 365- of Office 365-licenties? Die verschillen van elkaar en hebben een aantal extra functies die je waarschijnlijk wilt gebruiken voor Microsoft Teams, zoals dynamic groups, default classification, en een Office 365-group naming policy. Om een aantal van deze functies out-of-the-box te kunnen gebruiken, heb je een Azure P1- of P2-abonnement nodig. Meer informatie daarover vind je hier.
Stap 2: Beslis over Self-Service Provisioning
Wil je dat gebruikers zelf Microsoft Teams kunnen aanmaken, of wil je meer controle over hoe je gebruikers hun werkomgeving inrichten en gebruiken? Om ervoor te zorgen dat alleen specifieke mensen nieuwe Teams kunnen aanmaken, moet er een gesynchroniseerde security-groep gemaakt worden die deze rechten beheert.
Stap 3: Bestudeer instellingen verschillende workloads
A. Microsoft Teams
Bestudeer de instellingen die specifiek zijn voor Microsoft Teams en documenteer ze in een ontwerpdocument, zodat je precies weet hoe alles geconfigureerd is. Log in en ga naar Organisation-wide settings.
Stel jezelf verder de volgende vragen:
- Is het voor je gebruikers toegestaan om met externe domeinen te communiceren? En kunnen externe gastgebruikers toegang krijgen tot jouw kanalen?
- Sta je andere file storage toe dan enkel OneDrive for Business?
- Gebruikt jouw organisatie nog steeds Skype for Business? Zo ja, is de ‘coexistence mode’ dan ingesteld op basis van jouw situatie?
B. Instellingen van Groepen
Het is belangrijk om deze instellingen te controleren in Microsoft Teams. Houd er rekening mee dat je als Office 365 Groups-beheerder één security group kunt aanwijzen. Alleen mensen in deze groep kunnen Teams/Groups aanmaken en de ‘owners’ van deze groepen beheren. Ik noem ze hier ‘eigenaren’, omdat je er goed over moet nadenken wat er gebeurt als zo’n persoon het bedrijf verlaat.
C. SharePoint site-creatie
Onderzoek de instellingen in Microsoft Teams voor het aanmaken van SharePoint-sites. Je moet een aantal instellingen in SharePoint Online wijzigen, zodat eindgebruikers zelf geen sites kunnen maken. Aangezien de moderne SharePoint-architectuur vlak is, adviseer ik je om het maken van subsites uit te schakelen.
D. OneDrive for Business instellingen
Hoe wil je dat je gebruikers van Microsoft Teams bestanden uit hun OneDrive delen en hoeveel dagen wil je dat een link actief blijft? Vergeet niet om de e-mailmeldingen in te schakelen die OneDrive-eigenaren ontvangen wanneer gebruikers bijvoorbeeld aanvullende externe gebruikers uitnodigen.
E. Extern delen-instellingen voor OD4B en SharePoint
Het is aanbevolen dat je de instelling van Microsoft Teams inschakelt waarbij een externe gebruiker alleen een deeluitnodigingen kan accepteren met dezelfde account als waar de uitnodiging naartoe gestuurd is.
F. Apparaatinstellingen
Wil je synchronisatie voor OneDrive toestaan en alleen voor computers die op het domein aangesloten zijn? En heb je er al aan gedacht om MAM (Mobile Application Management) te gebruiken?
G. Specifieke instellingen met PowerShell
Wil je subdomeinen gebruiken als het e-mailadres in de Global Address List (GAL) vermeld staat? Met deze methode kunnen eindgebruikers direct zien waar een e-mailadres thuishoort. Je kunt Microsoft Teams met één of meer subdomeinen verbinden of het opgegeven e-mailadres in de Global Address List verbergen.
Stap 4: Stakeholders en business units betrekken
Nu je al deze configuratie-instellingen gedaan hebt, is het tijd om er anderen bij te betrekken. Veel organisaties hebben de neiging om eerst met hun IT-team te experimenteren, zodat ze directe vragen kunnen beantwoorden. Een andere goede optie is de teams van Human Resources en bedrijfscommunicatie erbij te betrekken. Beide afdelingen kunnen belangrijke ambassadeurs worden tijdens de uiteindelijke Go-Live (in het bijzonder de communicatieafdeling).
Stap 5: Bepaal de operationele sturing van Office 365
Stel jezelf ten slotte de volgende vragen: wil ik zelf scripts gaan bouwen en onderhouden om verschillende services te beheren? Of gebruik ik liever een toolbox die voortdurend bijgewerkt wordt en volledig met Office 365 geïntegreerd is? Of je nu besluit om zelf scripts voor je Microsoft Teams pilot te gaan bouwen of ervoor kiest om het beheer te automatiseren, zorg er in elk geval voor dat je alle instellingen in een ontwerpdocument vastlegt (zoals vermeld in stap 3), zodat het doel van elke configuratie duidelijk is.