Data is overal: van je smartphone, tot je tablet, tot je laptop en PC. Met de steeds maar toenemende hoeveelheid data kunnen geweldige dingen worden gedaan, maar daarvoor moet er eerst structuur in worden aangebracht. Veel bedrijven werken daarom met een EIM (Enterprise Information Management)-platform. Hierin worden verschillende informatiebronnen aan elkaar gekoppeld, waardoor alle relevante informatie op elk gewenst moment beschikbaar is voor de juiste medewerker. Het inzetten van een EIM alleen is echter niet genoeg. Om voorop te blijven lopen in jouw gebied, is het van belang mee te gaan met de nieuwste technologieën en trends. Daarom bespreek ik hieronder vijf IT-trends voor modern informatiemanagement.
Van digitale werkplek naar virtual workspace
De digitale werkplek vormt de basis van digitale transformatie voor iedere organisatie. Het heeft een doorslaggevende invloed op het innovatiepotentieel en daarmee op het concurrentievermogen van een organisatie. Modern informatiemanagement moet ontworpen zijn om gebruikers naadloos te integreren in de digitale werkomgeving en hen in staat te stellen efficiënter te werken – of dit nu op kantoor, thuis of onderweg is. We zien dan ook dat de digitale werkplek steeds meer verschuift naar het internet als portaal- of platformoplossing. Functies van die portaaloplossingen zijn vervolgens te integreren in Office 365 en sluiten aan op individuele behoeften van de klant. Op deze wijze transformeert de digitale werkplek in een virtuele werkomgeving.
Grotere klanttevredenheid door Big Data Analysis
Bedrijven verwerken steeds meer data waarin allerlei bruikbare kennis verborgen ligt. Big Data Analysis wordt steeds belangrijker in het blootleggen van deze kennis. Het is een complex proces waarbij grote en gevarieerde datasets worden onderzocht op verborgen patronen, onbekende correlaties, markttrends en klantvoorkeuren. Organisaties kunnen deze informatie vervolgens gebruiken bij het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen. In plaats van een document te classificeren als bestelformulier, wordt de inhoud bij modern informatiemanagement bijvoorbeeld opgeslagen volgens het motto “klanten die product A hebben gekocht, zijn ook geïnteresseerd in product B.” Op deze manier kan het aanbod aan de klant steeds specifieker worden afgestemd, waardoor de klanttevredenheid stijgt.
Omarmen van intelligente machines
De geautomatiseerde aanlevering en verwerking van informatie binnen EIM-platformen leidt binnen organisaties tot versnelde processen en een aanzienlijke verhoging van de efficiency. Intelligente technologietrends blijven deze automatisering optimaliseren door informatie uit documenten te lezen, te herkennen en onafhankelijk te verwerken. De volgende ontwikkelingen hebben een steeds grotere invloed op modern informatiemanagement:
- Internet of Things (IoT): Onder het motto ‘Everthing is connected’ zorgt IoT ervoor dat fysieke objecten via het internet met andere systemen communiceren en gegevens uitwisselen. Modern informatiemanagement maakt van fysieke objecten virtuele evenbeelden en koppelt deze aan bijbehorende documenten, processen en samenwerkingscomponenten, zoals de agenda van een bestuurder.
- Artificial Intelligence (AI): De logische aanvulling op IoT is AI. Hierdoor kunnen objecten een constante datastroom genereren zonder menselijk handelen. Het autonome gedrag van de objecten vormt de basis voor de evaluatie en bijsturing van operationele bedrijfsprocessen.
- Blockchain: De blockchain-technologie maakt het mogelijk transacties automatisch en onder strikte controle uit te voeren. Deze functies zijn ook te integreren in een EIM-platform: de blockchain-technologie vult het platform aan in de vorm van bijvoorbeeld een gedistribueerde audit.
- Robotic Process Automation (RPA): Gestructureerde taken, zoals het wijzigen van adresgegevens of het verwerken van facturen, kunnen worden uitgevoerd met behulp van RPA. Als virtuele medewerker heeft RPA toegang tot alle applicaties van het EIM-platform. Hierdoor kan een organisatie 24 uur per dag reageren op verzoeken van klanten, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.
Op weg naar de cloud
Met de integratie van virtuele werkomgevingen zien steeds meer organisaties af van een eigen serverruimte en schakelen ze volledig over op cloudcomputing. Om nieuwe trends zoals Big Data of AI te laten werken, is namelijk een uiterst efficiënte en schaalbare netwerkinfrastructuur vereist. Al in de ontwikkelingsfase moet ervoor worden gezorgd dat het EIM-platform cloud ready is en via gevestigde interfaces, toegangsautorisaties en databasetoegang geschikt is voor internet. Daarbij komt dat ook Edge Computing weer op de trendlijst voor modern informatiemanagement staat. Hierdoor kunnen gegevens in real time decentraal worden gefilterd en verwerkt, wat bijvoorbeeld nodig is voor drones, autonome voertuigen of andere AI-gestuurde apparaten. EIM-platformen die de Edge Computing-benadering volgen, vergemakkelijken de verbinding met alle gewenste connectiviteitsdiensten.
Veiligheid voorop
Met onder andere de komst van de AVG wordt veiligheid een steeds belangrijker thema voor modern informatiemanagement. Met name in de organisatiecontext gelden speciale regels voor de omgang met gevoelige gegevens. Deze variëren van de juiste verwerking en opslag en vernietiging van documenten, tot de elektronische authenticatie van gebruikers en bescherming tegen onbevoegden. In een modern EIM zijn deze beveiligingsfactoren geïntegreerd in bestaande technologieën en platformen, waardoor een geïntegreerde end-to-end beveiligingsinfrastructuur ontstaat. Beschermde workflow- en releasefuncties, documentversies en links naar andere toepassingen zorgen ervoor dat de organisatie altijd zicht heeft op de beschikbare informatie en daar op elk moment toegang tot heeft.
Misschien is jouw organisatie al volop bezig met sommige trends en staan anderen nog in de kinderschoenen. Het is niet erg om de focus te leggen op de trends die op dit moment van belang zijn voor jouw organisatie, maar houd je ogen en oren open voor nieuwe ontwikkelingen en kansen. Alleen zo blijf je vooroplopen op het gebied van modern informatiemanagement.